Rapport 2018-2

Hur identifierar och utreder Försäkringskassan EU-familjeförmånsärenden? 65 Försäkringskassan skickar som regel manuella beslutsbrev om EU- familjeförmåner. Behörig institution i den andra medlemsstaten måste meddelas om beslutet oavsett om beslutsbrevet skickas manuellt eller maskinellt. 134 Många manuella moment och att växla 4.9 mellan flera olika IT-system är tidstjuvar i handläggningen Utredarna måste använda flera olika IT-system i sin handläggning. Ändå sköts större delen av administreringen av EU-familjeförmåner fortfarande manuellt eftersom systemen ger begränsat med stöd och inte alltid kan kommunicera med varandra. Utredare måste använda flera parallella IT-system för att kunna genomföra registrering, handläggning, bevakning, kontroller och utbetalning av EU-familjeförmånsärenden Digitaliseringen av EU-familjeförmåner genomfördes år 2011 då handläggningen gjordes om från pappersakter till elektroniska akter och flyttades över till ärendehanteringssystemet, ÄHS. Handlingar som hör till EU-ärenden skickas för scanning in i ÄHS som är det centrala IT-systemet för handläggningen och primärt används för journalföring och dokumenthantering. IT-systemet TP används för att göra utbetalningar för bland annat barnbidrag och bostadsbidrag, vilket gör att EU-familjeförmåner behöver ha tillgång till systemet. I TP registreras beviljandekoder som möjliggör utbetalningen av den aktuella förmånen. 135 Alla EU-familjeförmånssituationer måste därutöver registreras i ett separat IT-system, Mälker , som skapades när handläggningen fort- farande gjordes med pappersakter. Innan övergången till elektroniska akter behövdes Mälker alltså för att en utredare överhuvudtaget skulle veta om det fanns en akt i Försäkringskassans arkiv på ett ärende. 134 Försäkringskassan (2004). 135 Utbetalningar av vissa förmåner sker genom ÄHS, men TP och ÄHS är inte integrerade med varandra.